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国内税務2023.11.08 【ペーパーレス化】紙をデータ保存する「スキャナ保存」～電子帳簿保存法～
「電子帳簿保存法」
耳にする機会も増えましたが、あまりよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
あるお客様はこのように仰っていました。
「なんかよくわからないけど、データで保存しないと違反になるんですよね」
これ、間違ってはいないけど正解でもないんです。
電子帳簿保存法には３つの制度があります。
① 電子帳簿等保存
→PCで帳簿や書類を作成してデータで保存してもOK
② スキャナ保存
→紙で受領したものをデータで保存してもOK
③ 電子取引データ保存
→データで受領したものはデータで保存しなければならない
電子帳簿保存法の概要と③電子取引データ保存についてはこっちのブログでも紹介しているのでチェックしてみてくださいね。
また、電子帳簿保存法をきっかけに「社内のペーパーレス化」を検討される事業者様もいらっしゃるかもしれません。
今回は3つの制度のうち、ペーパーレス化に向けて重要な「スキャナ保存」に絞って紹介します！
そもそもスキャナ保存とは？
紙で受け取った領収書や請求書などは、そのままファイリングして保存しているかたも多いと思います。
スキャナ保存制度は、そのような紙で受け取った領収書や請求書を紙で保存する代わりにスマホやスキャナで読み取ったデータで保存してもOKですよ！という制度です。
「OKですよ！」なので、義務ではありません。
あくまでも任意で運用が可能な制度です。
データで受け取ったものを必ずデータで保存しなければならない「電子取引データ保存」と混同しないようにご注意ください。
しかし、今回の電子帳簿保存法の施行に合わせて「ペーパーレス化」を進める事業者にとってはこの「スキャナ保存」も重要な要素であるといえるでしょう。
スキャナ保存できる書類
スキャナ保存できる書類は国税関係書類と呼ばれる書類です。
ただし国税関係書類のうち、棚卸表・貸借対照表及び損益計算書などの決算関係書類はスキャナ保存できません。
ただし、会計ソフトで作成したこれらの書類は電子帳簿等保存の対象となります。
スキャナ保存できる国税関係書類は「重要書類」「一般書類」に区分されています。
① 重要書類
重要書類とは「カネやモノの流れに直結・連動する書類」をいい、主に下記のような書類です。
契約書
領収書
納品書
請求書
領収書
輸出証明書 など
② 一般書類
一般書類とは「カネやモノの流れに直結・連動しない書類」をいい、主に下記のような書類です。
見積書
注文書
検収書
入庫報告書 など
これらの書類がスキャナ保存の対象となります。
スキャナ保存のルール ～真実性の確保～
紙で受け取った「重要書類」「一般書類」をデータで保存することのできるスキャナ保存制度ですが、
もともと紙のものをデータに変換して保存するため、そこには不正・改ざんの危険性があります。
そのような危険性を排除するため、スキャナ保存したデータには「真実性」を確保することが求められています。
下記では「真実性」を確保するためのルールのうち、主なものを紹介します。
① 入力期間の制限
入力期間とは、紙で受け取った書類をスキャナ保存するまでの期間です。
スキャナ保存制度では、書類を受け取ってから定められた期間内にスキャナ保存することを求めています。
この期間が過ぎれば「要件を満たさないデータ」になってしまうので紙で保存することが必要になってしまいます。
次のどちらかの期間にスキャナ保存が必要です。
A 書類を作成・受領してからおおむね７営業日以内（早期入力方式）
B それぞれの企業において採用している業務サイクル期間（最長２か月）を経過した後、おおむね７営業日以内（業務処理サイクル方式）
実務上はB業務処理サイクル方式での運用が考えられますね。
② タイムスタンプの付与
入力期間にスキャナ保存するのみでは要件を満たしません。
入力期間内に、タイムスタンプをスキャンデータに付すことが必要です。
タイムスタンプはその時点以降変更を行っていないことを証明するものなので、タイムスタンプを付すことでスキャナ保存したデータに変更が加えられていないことを証明することができ「真実性」が確保されます。
なおシステムの中には、このタイムスタンプ付与機能が搭載されているものもあるようです。
ただし、入力期間内に訂正・削除履歴の残るシステムに保存している、もしくは訂正・削除ができないシステムに保存している場合で、ある時点以降変更を加えていないことを合理的に証明できるシステムを使用しているとき、タイムスタンプの付与要件は必要ありません。
③ 帳簿との相互関連性確保
「重要書類」のスキャナデータについては、そのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくことが求められます。
※「一般書類」については不要です
スキャナ保存のルール ～可視性の確保～
「真実性」を確保して保存したデータを後から明瞭に確認できなければ、意味がありません。
そのため「真実性」に加えて、データは「可視性」を確保して保存することが求められています。
下記ではそのうち主なものを紹介します。
①一定の解像度でのスキャン
200dpi相当以上で読み取ることが求められています。
②カラー画像によるスキャン
赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ることが求められています。
※「一般書類」は白黒で読み取ることもできますが、その場合は事務手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類の備え付けが必要です。
そのサンプルは国税庁HPで紹介されています。
国税庁HP：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
③ 検索機能の確保
スキャナデータを下記条件により検索できるようにすることが求められます。
A 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
B 日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
C ２以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
※税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、Ｂ及びＣは不要。
なお、税務調査の時に税務職員が確認可能な状態で提出できればデータの形式などは問われませんが、通常出力されるであろうファイル形式で提供される必要があります。
④ 整然・明瞭出力
スキャナデータは次の状態で速やかに出力することができなければいけません。
A 整然とした形式
B 書類と同程度に明瞭
C 拡大または縮小して出力可能
D 4ポイントの大きさの文字を認識できる
ほかにもいくつかのルールがありますが、その他の詳細ルールは下記をご覧ください。
国税庁HPより：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf
このように、スキャンしたデータを「真実性」「可視性」を確保して保存するために様々な要件が設けられています。
実務上ペーパーレス化にあたっては、自社の業務フローに最適なシステムはなにか？そのシステムがスキャナ保存の要件を充足しているか？の確認が重要です。
さらにそのシステムを使ってどのようにペーパーレス化を運用するのか？について部署間の調整や社員教育が重要だといえます。
まとめ
それでは今回のまとめです。
・紙をデータで保存できるスキャナ保存は義務ではない
・スキャナ保存を導入することでペーパーレス化を実現できる
・スキャナ保存にあたって不正・改ざんをしていない「真実性」とデータを明瞭に確認できる「可視性」を確保することが電子帳簿保存法で求められている
・「真実性」「可視性」を充足するシステム選びと社内調整が重要
あすか税理士法人
【スタッフ】西浦翔太
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