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国内税務2021.09.22 メールで受け取った請求書、印刷して保管するだけではダメ!

2021年12月31日まではメールで受け取った請求書について印刷して紙で保存しておけばOKなのですが、2022年1月1日以降からは受け取ったデータをサーバーなどに保存しないといけません。

 

 

 

 

 

その際の要件が色々とあるのですが、ざっくり言いますと以下の1(必須)と2のうちいずれかを満たす必要があります。

 

 

 

 

 

1.保存の際に、取引情報の年月日、取引金額、取引先で検索ができるようにしておくこと

 

 

 

 

 

→以下のようにエクセルなどでこの情報を管理して、請求書データのファイル名を連番にしておく方法や、ファイル名自体を例えば「20220125_1100000_A商事株式会社.pdf」としておく方法などが考えられると思います。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.以下のうちいずれかの要件を満たすこと

 

 

 

 

 

① タイムスタンプ付与後の請求書を受け取っている

 

 

 

 

 

→請求書をメールなどで受け取る相手方がタイムスタンプのシステムを導入している必要がありますので全てをこれだけで対応するのは難しいと思います。

 

 

 

 

 

② タイムスタンプが付与されていない請求書を受領した場合は、遅延なくタイムスタンプを付与して保存する

 

 

 

 

 

→こちらでシステム対応する必要がありますのでコストがかかります。

 

 

 

 

 

③ 訂正や削除の事実内容を確認できるシステムを導入している、または訂正や削除自体ができないシステムであること

 

 

 

 

 

→こちらでシステム対応する必要がありますのでコストがかかります。

 

 

 

 

 

④ データの訂正や削除に関する事務処理規定を定めて運用すること

 

 

 

 

 

→事務処理規程を策定して従業員に周知し、管理責任者を置いて運用する必要があります。事務処理規程のひな型は以下のものが国税庁のホームページで公表されています。

 

 

 

 

 

(ここから国税庁ホームページ原文のまま)

 

 

 

 

 

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

 

第1章 総則

 

(目的)

第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

 

(適用範囲)

第2条 この規程は、○○の全ての役員及び従業員(契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。)に対して適用する。

 

(管理責任者)

第3条 この規程の管理責任者は、●●とする。

 

第2章 電子取引データの取扱い

 

(電子取引の範囲)

第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

 一 EDI取引

 二 電子メールを利用した請求書等の授受

 三 ■■(クラウドサービス)を利用した請求書等の授受 

 四 ・・・・・・

記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください

 

(取引データの保存)

第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

 

(対象となるデータ)

第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

一 見積依頼情報

二 見積回答情報

三 確定注文情報

四 注文請け情報

五 納品情報

六 支払情報

七 ▲▲

 

(運用体制)

第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。

 一 管理責任者 ○○部△△課 課長 XXXX

 二 処理責任者 ○○部△△課 係長 XXXX

 

(訂正削除の原則禁止)

第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

 

(訂正削除を行う場合)

第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

 一 申請日

 二 取引伝票番号

 三 取引件名

 四 取引先名

 五 訂正・削除日付

 六 訂正・削除内容

 七 訂正・削除理由

 八 処理担当者名

2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。

4 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。

5 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

 

附則

 

(施行)

第10条 この規程は、令和○年○月○日から施行する。

 

 

 

 

 

(ここまで国税庁ホームページ原文のまま)

 

 

 

 

 

【総括】

 

 

 

 

 

の対応がコスト不要で一番現実的かと思いますが運用に手間がかかると思われます。

 

 

 

 

 

いっそのこと「メールなどで請求書を受け取らない」という選択肢もありだと思います。(業務の都合で先にメールで受け取ったとしても後日紙を郵送してもらう)

 

 

 

 

 

また、電子データで受け取ったものをちゃんとデータで保存しておけば従前どおり紙出力したものも保管していて構いません。経理の都合上印刷したものも保存しておいた方が会計処理をしやすいと思います。

 

 

 

 

 

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あすか税理士法人

【タックスプランニング担当】 大井 幸助

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